In een moderne organisatie is voor bijna iedere bedrijfsactiviteit wel een softwarepakket of app beschikbaar. Sales werkt met een CRM-systeem, Finance met boekhoudsoftware, Marketing met verschillende online tools en Logistiek heeft weer eigen systemen. Al deze technologie maakt het werk eenvoudiger. Maar er ontstaat ook een nieuw probleem: datasilo’s.
Bedrijfsgegevens raken verspreid over tientallen apps, databases en Excel-bestanden. Wanneer deze systemen niet goed met elkaar communiceren, houdt iedere afdeling er als het ware een eigen administratie op na. Voor directies en ondernemers kan dat grote gevolgen hebben voor de efficiëntie, datakwaliteit en besluitvorming.
Wat is een datasilo?
Een datasilo is een geïsoleerde verzameling bedrijfsinformatie die niet, of slechts beperkt, toegankelijk is voor andere onderdelen van de organisatie.
Een eenvoudig voorbeeld: de verkoopafdeling heeft de actuele klantgegevens in een CRM-systeem staan, terwijl Finance dezelfde klant in een boekhoudpakket beheert. HR gebruikt weer een ander systeem en mogelijk staat een deel van de informatie ook nog in Excel. Als deze systemen niet met elkaar communiceren, ontstaan meerdere versies van dezelfde informatie.
Datasilo’s komen voor bij zowel kleine als grote organisaties. Vooral groeiende bedrijven kunnen hiermee te maken krijgen. Bij iedere nieuwe bedrijfsbehoefte wordt een handige applicatie aangeschaft, zonder dat altijd wordt gekeken hoe deze binnen het totale IT-landschap past.
Het gevolg? Niemand weet meer precies welke data waar staat en welke informatie betrouwbaar en actueel is.
Waarom zijn datasilo’s een probleem?
Datasilo’s lijken in eerste instantie vooral een IT-probleem, maar de gevolgen zijn vooral bedrijfsmatig.
Medewerkers zijn bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het overnemen, controleren en corrigeren van gegevens. Ook worden rapportages ingewikkelder wanneer verschillende afdelingen met verschillende cijfers werken. Een directie kan daardoor voor een belangrijke beslissing afhankelijk zijn van data die niet compleet, actueel of consistent is.
Daarnaast kan kennis verloren gaan wanneer informatie alleen beschikbaar is binnen één afdeling of systeem.
Datasilo’s kunnen technische oorzaken hebben, maar ook organisatorische. Afdelingen kiezen soms zelfstandig hun software of houden informatie liever binnen hun eigen domein. Zonder organisatiebrede afspraken over data en systemen ontstaan zo steeds meer geïsoleerde informatie-eilanden.
Datasilo’s oplossen met API-koppelingen
Een praktische manier om datasilo’s te verminderen is het koppelen van systemen met API’s. Een API (Application Programming Interface) kun je zien als een digitale stekker waarmee verschillende systemen informatie met elkaar kunnen uitwisselen.
Zo kan een CRM-systeem bijvoorbeeld klantgegevens doorgeven aan een facturatieprogramma. Ook kunnen externe diensten worden gekoppeld. Een applicatie kan bijvoorbeeld via een API een adres controleren en automatisch de juiste postcode en plaats ophalen.
API-koppelingen voorkomen daarmee onnodige handmatige invoer en zorgen ervoor dat informatie op meerdere plekken automatisch kan worden bijgewerkt.
Datasilo’s oplossen met een ERP-systeem
Een meer fundamentele oplossing is het gebruik van een ERP-systeem. Een ERP (Enterprise Resource Planning) brengt verschillende bedrijfsprocessen samen in één geïntegreerd systeem en werkt daarbij zoveel mogelijk met één centrale bron van bedrijfsgegevens.
Sales, Finance, Logistiek en andere afdelingen werken dan met dezelfde informatie. Dit wordt ook wel een Single Source of Truth genoemd.
Een ERP-implementatie vraagt wel om een duidelijke visie. Processen moeten worden gestandaardiseerd en er moet goed worden nagedacht over welke data centraal wordt beheerd. Maar wanneer dit goed wordt ingericht, ontstaat een veel beter overzicht van de organisatie.
Ook wordt het eenvoudiger om betrouwbare KPI-dashboards en managementrapportages te maken. De directie hoeft dan minder tijd te besteden aan het verzamelen en controleren van cijfers en kan zich meer richten op wat de cijfers betekenen.
Van datasilo naar één bron van waarheid
Datasilo’s ontstaan vaak geleidelijk. Een nieuwe app hier, een Excel-bestand daar en een extra systeem voor een specifieke afdeling. Op zichzelf zijn die keuzes begrijpelijk, maar samen kunnen ze een complex IT-landschap creëren.
Voor directies en eigenaren is het daarom belangrijk om niet alleen naar afzonderlijke softwarepakketten te kijken, maar naar het geheel. Waar staat onze bedrijfsdata, wie beheert deze en werken onze systemen goed samen?
Met goede API-koppelingen of een organisatiebreed ERP-systeem kunnen geïsoleerde data-eilanden worden verbonden. Zo ontstaat één betrouwbaar fundament voor efficiënter werken en betere bedrijfsbeslissingen.