Business Intelligence (BI) is het verzamelen, combineren en analyseren van bedrijfsdata om betere, onderbouwde beslissingen te nemen. BI helpt organisaties om grote hoeveelheden gegevens om te zetten in duidelijke inzichten. Vaak gebeurt dit met interactieve dashboards en rapportages.
Voor ondernemers en directies kan Business Intelligence helpen om sneller inzicht te krijgen in de prestaties van de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan omzet, marge, klanttevredenheid, verkoopresultaten of operationele kosten.
Hoe werkt Business Intelligence?
Business Intelligence bestaat uit verschillende stappen. Data wordt verzameld uit verschillende systemen, centraal opgeslagen, opgeschoond en vervolgens geanalyseerd. BI-software maakt de resultaten daarna inzichtelijk in dashboards en rapportages.
1. Data verzamelen
Een organisatie beschikt over data uit allerlei bronnen. Denk aan een CRM-systeem, financiële software, een ERP-systeem, websitegegevens en Excel-bestanden. Door deze gegevens samen te brengen ontstaat een completer beeld van de organisatie.
De data kan bijvoorbeeld worden opgeslagen in een Data Lake. Dit is een centrale opslag waarin zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens kunnen worden bewaard. Naast tabellen kunnen bijvoorbeeld ook logbestanden, afbeeldingen of andere bestanden worden opgeslagen.
2. Data transformeren en opslaan
Ruwe data is niet altijd direct bruikbaar. Gegevens kunnen bijvoorbeeld dubbel, onvolledig of op verschillende manieren vastgelegd zijn. Daarom wordt de data opgeschoond en omgezet naar een bruikbaar en consistent formaat.
Traditioneel gebeurde dit met ETL (Extract, Transform, Load): data wordt uit bronnen gehaald, getransformeerd en daarna opgeslagen. Tegenwoordig wordt ook veel gebruikgemaakt van ELT (Extract, Load, Transform). Hierbij wordt de ruwe data eerst opgeslagen en later getransformeerd wanneer deze nodig is voor analyse.
De verwerkte gegevens worden vaak opgeslagen in een Data Warehouse. Dit vormt een centrale basis voor rapportages en analyses.
3. Data analyseren
Wanneer de data centraal en betrouwbaar beschikbaar is, kunnen BI-tools deze gegevens analyseren. Zo worden trends, ontwikkelingen en verbanden zichtbaar.
Een directie kan hiermee bijvoorbeeld antwoord krijgen op vragen als:
Welke producten leveren de meeste omzet en marge op?
Welke klanten zijn het meest waardevol?
Hoe ontwikkelt de omzet zich ten opzichte van vorig jaar?
Waar ontstaan de grootste kosten?
Welke KPI's blijven achter bij de doelstellingen?
Business Intelligence maakt het daarmee mogelijk om beslissingen niet alleen op gevoel, maar ook op actuele en historische data te baseren.
4. Data visualiseren in dashboards
Een BI-tool vertaalt analyses naar overzichtelijke dashboards en interactieve rapportages. Microsoft Power BI en Tableau zijn bekende voorbeelden van BI-software.
Een goed BI-dashboard geeft ondernemers en directies in één oogopslag inzicht in de belangrijkste KPI's (Key Performance Indicators). Gebruikers kunnen vaak doorklikken van een totaaloverzicht naar onderliggende cijfers. Zo wordt bijvoorbeeld niet alleen zichtbaar dat de omzet achterblijft, maar ook welke regio, productgroep of klant daarvoor verantwoordelijk is.
Wat is het verschil tussen Business Intelligence en Business Analytics?
De begrippen Business Intelligence en Business Analytics worden regelmatig door elkaar gebruikt, maar er is een verschil in focus.
Business Intelligence richt zich vooral op het verleden en het heden. Het beantwoordt vragen als: Wat is er gebeurd? en Wat gebeurt er nu? Denk aan managementrapportages en dashboards met historische en actuele resultaten.
Business Analytics gaat een stap verder en richt zich meer op de toekomst. Met statistische modellen en bijvoorbeeld machine learning wordt onderzocht wat waarschijnlijk gaat gebeuren en welke acties mogelijk verstandig zijn.
De twee disciplines vullen elkaar dus aan: BI helpt begrijpen wat er gebeurt, terwijl Business Analytics kan helpen om toekomstige ontwikkelingen te voorspellen.
Data kwaliteit is de basis van goede BI
Een BI-dashboard kan er nog zo professioneel uitzien, de kwaliteit van de uitkomsten staat of valt met de kwaliteit van de onderliggende data.
Wanneer bijvoorbeeld klantgegevens verkeerd worden ingevoerd, producten verschillende namen hebben of omzetgegevens ontbreken, kunnen rapportages een vertekend beeld geven. Data kwaliteit en duidelijke afspraken over het vastleggen van gegevens zijn daarom essentieel.
Daarbij speelt niet alleen techniek een rol. Ook medewerkers moeten weten welke gegevens belangrijk zijn en hoe deze correct moeten worden ingevoerd. Een goede BI-strategie vraagt daarom om zowel betrouwbare systemen als duidelijke processen en verantwoordelijkheden.
Wat levert Business Intelligence op?
Voor ondernemers en directies kan Business Intelligence zorgen voor meer inzicht, betere stuurinformatie en minder handmatig rapportagewerk. In plaats van gegevens uit verschillende systemen bij elkaar te zoeken, kunnen belangrijke bedrijfsresultaten centraal worden weergegeven.
Het uiteindelijke doel van BI is dan ook niet het maken van mooie dashboards, maar betere besluitvorming op basis van betrouwbare data. Wanneer data goed wordt verzameld, beheerd en geanalyseerd, ontstaat een stevige basis om de organisatie gericht te sturen.